انتخاب نرمافزار حسابداری برای یک آژانس مسافرتی با انتخاب نرمافزار حسابداری برای یک فروشگاه یا شرکت بازرگانی فرق اساسی دارد. در این راهنما بررسی میکنیم یک سیستم حسابداری تخصصی آژانس باید چه چیزهایی داشته باشد، چه تفاوتی با نرمافزارهای عمومی دارد و هنگام خرید باید به چه نکاتی توجه کنید.
چرا نرمافزار حسابداری عمومی برای آژانس مسافرتی کافی نیست؟
نرمافزارهای حسابداری عمومی برای چرخهی سادهی «خرید کالا، فروش کالا، ثبت سند» طراحی شدهاند. اما در یک دفتر خدمات مسافرتی، چیزی که فروخته میشود کالای انبارشدنی نیست؛ یک ظرفیت زماندار است که ممکن است کنسل شود، تغییر کند یا مشمول جریمه شود.
چند نمونه از تفاوتهایی که نرمافزار عمومی پوشش نمیدهد:
- هر بلیط یک شمارهی PNR و یک تاریخ پرواز دارد که باید تا لحظهی صدور پیگیری شود
- کنسلی و استرداد، سند حسابداری معکوس با درصد جریمهی متفاوت میسازد
- فروش به همکار (آژانس دیگر) با فروش به مسافر نهایی، مکانیزم مالی متفاوتی دارد
- سهمیه و ظرفیت چارتر باید بهصورت لحظهای کنترل شود، نه پایان روز
- کمیسیون ایرلاین، تخفیف همکار و نرخ ویژه هر کدام سرفصل مالی جدا میخواهند
نتیجهی استفاده از نرمافزار عمومی معمولاً این است که بخش زیادی از عملیات در فایل اکسل جانبی مدیریت میشود و در پایان ماه، تطبیق اکسل با سیستم حسابداری به کابوس تبدیل میشود.
یک نرمافزار حسابداری تخصصی آژانس باید چه ماژولهایی داشته باشد؟
ثبت فروش و صدور سند خودکار
مهمترین ویژگی این است که با ثبت هر فروش، سند حسابداری آن بهصورت خودکار ساخته شود. اگر کاربر فروش مجبور باشد جداگانه سند بزند، هم زمان تلف میشود و هم احتمال خطا بالا میرود. در نرمافزار اتوماسیون فروش و حسابداری تحت وب راویس این چرخه یکپارچه است.
خزانهداری و مدیریت دریافت و پرداخت
آژانس با چند حساب بانکی، صندوق نقدی، چک دریافتی و پرداختی و درگاه پرداخت اینترنتی کار میکند. سیستم باید بتواند وضعیت هر کدام را جدا و در لحظه نشان دهد.
حساب همکاران و اعتبار
در فروش چارتر، معمولاً به آژانسهای همکار اعتبار داده میشود. سیستم باید سقف اعتبار هر همکار، ماندهی بدهی و سابقهی تسویه را کنترل کند و در صورت رد شدن از سقف، جلوی فروش را بگیرد.
گزارش سود و زیان به تفکیک
گزارش کلی سود و زیان کافی نیست. مدیر باید بتواند ببیند سود از کدام مسیر پروازی، کدام ایرلاین، کدام کارشناس فروش یا کدام همکار آمده است. این همان چیزی است که تصمیمگیری تجاری را ممکن میکند.
سامانه مودیان و صورتحساب الکترونیکی
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان دیگر اختیاری نیست. سیستمی که این را بهصورت داخلی پوشش ندهد، بار اضافی روی دوش حسابدار میگذارد.
تحت وب یا تحت ویندوز؟
این پرسش بیش از هر پرسش دیگری هنگام خرید مطرح میشود و پاسخ کوتاهش این است: بستگی به این دارد که تیم شما کجا کار میکند.
نرمافزار تحت وب از هر دستگاه و هر مکانی با مرورگر باز میشود، نیازی به نصب و بهروزرسانی دستی ندارد و برای فروش آنلاین و همکاری با آژانسهای دیگر ساخته شده است. اگر بخشی از فروش شما آنلاین است یا شعبهی دوم دارید، این گزینه است.
نرمافزار تحت ویندوز روی سیستمهای داخل دفتر نصب میشود، معمولاً سرعت کار با صفحهکلید و ورود انبوه اطلاعات در آن بالاتر است و برای اتوماسیون داخلی مناسبتر است.
در عمل بسیاری از مجموعهها هر دو را کنار هم استفاده میکنند: نرمافزار جامع فراسو برای عملیات داخلی دفتر و سامانه تحت وب راویس برای فروش آنلاین و ارتباط با همکاران.
هنگام خرید به چه نکاتی توجه کنیم؟
تخصصی بودن، نه فقط داشتن امکانات زیاد
فهرست بلند امکانات لزوماً به معنی مناسب بودن نیست. بپرسید آیا سیستم مفاهیم روزمرهی کار شما — چارتر، سهمیه، PNR، استرداد، فروش همکار — را بهصورت بومی میفهمد یا باید آنها را در قالبهای عمومی شبیهسازی کنید.
انتقال اطلاعات فعلی
اگر از سیستم دیگری مهاجرت میکنید، بپرسید سابقهی مالی، لیست مشتریان و ماندهحسابها چطور منتقل میشود. مهاجرتی که اطلاعات گذشته را جا بگذارد، عملاً یعنی شروع از صفر.
پشتیبانی و زمان پاسخ
در آژانس، توقف سیستم یعنی توقف فروش. بپرسید پشتیبانی از چه کانالی، در چه ساعاتی و با چه زمان پاسخی ارائه میشود و آیا سامانهی پیگیری درخواست وجود دارد.
امکان رشد در آینده
سیستمی انتخاب کنید که بعداً بتوانید ماژولهای دیگر مثل رزرو هتل، تور، فروش آنلاین بلیط یا اتصال به وب سرویس را به آن اضافه کنید، بدون اینکه مجبور به تعویض کل سیستم شوید.
مالکیت و امنیت داده
روشن کنید اطلاعات مالی شما کجا نگهداری میشود، پشتیبانگیری با چه دورهای انجام میشود و در صورت قطع همکاری، خروجی اطلاعات چگونه در اختیارتان قرار میگیرد.
هزینه نرمافزار چطور محاسبه میشود؟
قیمت معمولاً بر اساس ماژولهای انتخابی، تعداد کاربر همزمان و نوع استقرار تعیین میشود؛ نه یک عدد ثابت برای همه. آژانسی که فقط اتوماسیون داخلی میخواهد با آژانسی که سایت فروش آنلاین و اتصال وب سرویس هم میخواهد، دو سبد کاملاً متفاوت دارند.
پیش از تصمیمگیری، فهرست تعرفهها را در صفحه قیمت نرمافزارها ببینید یا درخواست مشاوره رایگان ثبت کنید تا بر اساس ابعاد واقعی مجموعهتان راهنمایی شوید.
جمعبندی
نرمافزار حسابداری آژانس مسافرتی وقتی ارزش خودش را نشان میدهد که مفاهیم تخصصی این صنعت را بفهمد و فروش و حسابداری را در یک چرخهی یکپارچه ببیند. معیار انتخاب، تعداد امکانات نیست؛ تطابق سیستم با جریان واقعی کار شما، کیفیت پشتیبانی و قابلیت رشد در آینده است.
اگر در حال بررسی گزینهها هستید، پیشنهاد میکنیم فهرست نیازهای فعلی و نیازهای دو سال آیندهٔ مجموعه را روی کاغذ بیاورید و همان را مبنای مقایسه قرار دهید.
